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보고서 작성기술80

보고서 시각화, 도식화 실전 사례(2) 이번 포스팅에서는 이전 포스팅에서 정리된 내용을 바탕으로 시각화를 해보겠다. 2023.01.31 - [보고서 작성기술/보고서 작성시 필요한 TIP] - 보고서 시각화, 도식화 실전 사례(1) ② 도식화 위에 배치된 결과물은 장황한 텍스트(글)을 쉽게 볼 수 있게 관점에 따라 정리한 자료다. 작성자는 자료가 지닌 의미를 핵심 문장으로 요약하거나 구두로 설명해줘야 한다. 이런 요약이나 설명이 작성자가 보고받는 사람에서 전달하고자하는 핵심내용이며 메시지이기 때문이다. 도식화란 텍스트가 가진 정보를 도형, 이미지 등을 이용해 시각적으로 표현함으로써 전달하고자 하는 메시지를 직관적으로 이해할 수 있게 도와준다. 또한, 도식화를 통해 메시지를 표현할 수 있다. 가령 실전(–)을 화살표(→)로 바꾸는 것으로도 “A에.. 2023. 2. 3.
보고서 시각화, 도식화 실전 사례(1) 이번 포스팅에서는 실제 사례를 바탕으로 보고서의 시각화를 해보자. 예를 들어 설명해보자. 아래 문장으로 된 보고서가 있다고 하자. 우리 기업은 올해 매출액이 100억원을 달성하였으나, 작년 대비 매출액이 10%로 감소하였습니다. 매출액 감소 원인으로는 우리 기업이 보유한 생산 기술이 낙후되어 불량품이 많고, 생산설비도 부족해 고객이 원하는 시기나 물량을 제때 맞출 수 없었다는 데 있습니다. 또한, 주력상품의 시장수요가 큰 미국 현지 유통망의 부재로 미국 시장 진출에 어려움을 겪고 있습니다. 이러한 문제점을 개선하기 위해 우리 기업은 체질 개선이 필요합니다. 구체적으로는 부족한 선진화된 생산기술을 확보하기 위해 A기업과 기술제휴를 추진하고, 국내 생산설비를 100% 증축하여 국내 고객의 수요을 충족시켜야 .. 2023. 1. 31.
보고서 시각화, 도식화를 해야하는 이유 도식화란 난해하고 복잡한 내용을 쉽게 이해하고 정리하는 보고서 작성에 중요한 기술이다. 네이버 백과사전에 따르면 도식화란 “사물의 구조, 관계, 변화 상태 따위를 그림이나 양식으로 만듦”이라고 정의하고 있다. 여기서 말하는 구조, 관계, 변화를 보고서 작성 도구인 표, 도형, 그림 등 시각적인 도구를 이용해 보고서의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 정리해 주는 것이 도식화라고 할 수 있겠다. 도식화를 시각화, 도해화라고도 하는데 문장을 시각적으로 표현해 준다는 점에서 같은 의미를 갖는다. 여기서는 도식화로 부르도록 하겠다. 커뮤니케이션 이론 중에서 시각적 자료의 중요성을 강조한 “메리비언의 법칙”이 있다. 메리비언의 법칙(두산백과사전)에 따르면 “한 사람이 상대방으로부터 받는 이미지는 시각이 55%, 청각.. 2023. 1. 30.
보고서 도식화 기술 - 이미지 활용 TIP 도식화 도구의 마지막은 이미지다. 많은 텍스트보다 이미지 한 장이 갖고 있는 호소력과 전달력은 직장인뿐만 아니라 누구나 알고 있다. 그만큼 보고서에 이미지는 자주 등장한다. 발표자료라면 청중의 관심을 유도하기 위해 더 많은 이미지가 등장한다. 하지만, 이미지의 가장 큰 단점은 적절한 이미지를 찾기 어렵다는 것이다. 이미지를 먼저 선택하고 보고서를 작성하지는 않기 때문이다. 보통 보고서의 내용을 다 채운 후 관련된 이미지를 찾는다. 회사 전경과 같이 직접 만든 이미지는 상관없지만 보고서 내용과 딱 맞는 이미지를 찾기 어렵다. 이건 작성자도 알고 상대방도 알고 있다. 그러니 비슷한 이미지를 사용해도 상대방은 이해하고 넘어간다. 비슷한 이미지도 찾기 어렵겠지만 이미지를 찾는데 많은 시간을 쓰지 말자. 이미지의.. 2023. 1. 23.
보고서 도식화 기술 - 도형 활용 TIP 엑셀이나 파워포인트를 이용하면 클릭 한 번이면 원하는 도형을 고르고 만들 수 있다. 만들기 쉽다고 쉽게 생각하지 말자. 도식화에서 도형은 가장 중요한 도구다. 도형을 어떻게 응용하고 배치하느냐에 따라 보고서 작성 능력을 엿볼 수 있다. 하지만 실력이 한번이 느는 것이 아니다, 도형 활용 능력을 키우고 싶다면 평소 다양한 템플릿이나 도식화 사례를 보고 도형을 어떻게 배치하고 연결했는지 살펴보는 습관을 들여야 한다. ① SmartArt 사용 자제하기 파워포인트에는 SmartArt 기능을 통해 도식화 템플릿을 제공하고 있다. 다양한 템플릿들이 있어서 사용하기 편리하다. 필자는 이 편리함이 도식화 능력을 떨어뜨린다고 생각한다. 이 기능을 자주 사용하다보면 도형의 배치, 흐름, 의미를 고민하지 않는다. 나중에는 .. 2023. 1. 17.
보고서 도식화 기술 - 차트 작성 TIP 엑셀이나 파워포인트를 이용하면 차트를 만드는 것은 어려운 일은 아니다. 하지만 쉽다고 해서 무턱대고 만들게 되면 상대방의 이해를 방해하거나 오해를 초래할 수도 있다. 이왕 차트를 만들다면 제대로 만들자. ① 메시지에 따라 차트 선택하기 차트를 만들어야 한다면 우선 어떤 메시지를 보여줄 것인지를 정한 후 차트를 선택하자. 같은 데이터라고 하더라고 메시지에 따라 차트의 종류가 다르기 때문이다. 데이터를 시간이 흐름에 따른 추세를 보여주고 싶다면 선차트나 세로막대차트를 선택하자. 데이터의 순위라면 가로막대차트나 방사형 차트를 선택하자. 비중이 중요하다면 원차트를 관계가 중요하다면 콤보차트나 분산형차트를 선택하면 된다. ② 차트 제목 달아주기 차트에는 반드시 제목을 달아줘야한다. 제목을 보고 무슨 차트인지 알 .. 2023. 1. 9.
보고서 도식화 기술 - 표 작성 TIP 칭찬받는 표를 만들기 위해서는 다음과 같은 내용을 고려해서 만들어야 한다. ① 형태(개수, 배열) 정하기 표를 작성할 때는 표형태를 결정해야 한다. 데이터를 가지고 표를 하나로 만들지, 여러 개로 쪼개서 만들지를 고민해 보자.. 데이터가 너무 많을 때 표를 하나로 만들면 복잡해서 원하는 데이터를 찾기 어렵다. 상대방이 보기 쉽다면 복잡한 표라도 좋지만, 상대방이 보기 어렵다면 단순한 표라도 표를 만들지 말아야 한다. 이럴 때는 표를 통해 전달하고자 하는 메시지를 먼저 정하고, 메시지에 맞게 표의 개수도 정해야 한다. 가급적 하나의 표에는 하나의 메시지를 담도록 노력하자. ② 본문과 일관성 맞추기 보통 표를 작성하더라도 보고서 본문에서는 표에 있는 데이터를 언급하는 경우가 많다. 만약, 본문에 언급된 수치.. 2023. 1. 4.
보고서 작성 - 도식화, 도해화, 시각화 이해하기 음식점에서 식사할 때 아무리 맛있는 음식이라고 할지라도 어떤 그릇에 담느냐에 따라 음식의 맛이 달라진다. 고급스럽고 이쁜 그릇에 음식이 담겨있으면 왠지 모르게 좀 더 맛있는 보인다. 반면 같은 음식이지만 금이 가고 찌그러져 있는 그릇에 음식이 담겨있으면 맛없어 보인다. 음식의 맛과 질은 동일한데 말이다. 이처럼 좋은 음식이라도 어떤 그릇에 담느냐가 중요하다. 보고서도 마찬가지다. 보고서는 기업의 대표적인 커뮤니케이션 도구라는 점에서 상대방이 좀 더 호감을 갖게 해야 한다.. 보고서 내용의 수준과 질을 떠나 어떻게 보여주느냐가 중요한데 이런 재료들을 도식화 도구라고 한다. 대표적인 도식화 도구는 표, 차트, 도형, 그림이다. 그 밖에도 동영상, 애니메이션 등이 있지만 이들은 문서보다는 영상 제작이기 때문에.. 2022. 12. 31.
보고서에 꼭 필요한 차트, 그래프 선택 방법 차트를 작성할 때는 어떤 차트를 만들어야 할지 신중해야 합니다. 어떤 차트를 사용해야할까요? 차트의 종류가 한 가지라면 좋은데 불행히도 차트의 종류는 무수히 많습니다. 이 많은 차트 중에서 우린 한 가지를 선택해야 하는데 이는 말처럼 쉽지 않죠. 차트 선택 방법에는 정답이 없다!! 차트의 종류를 선택할 때 상사의 취향에 따라 사용하는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어 상사가 “선 차트”를 좋아한다면 고민 없이 “선 차트”를 사용하는 것이죠. 차트를 담은 보고서가 상사를 설득하는 용도라는 점에서 이런 선택 방식이 틀렸다고 단언할 수는 없습니다. 어떤 경우에 어떤 차트 종류를 선택해야 하는지 명확히 단언하는 책을 보지 못했습니다. 저도 “이럴 때는 이런 차트 종류를 사용하세요” 라고 단언하고 싶지는 않다. .. 2022. 10. 16.
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