안녕하세요! 오늘은 엑셀에서 데이터를 정리할 때 꼭 필요한 '정렬' 기능에 대해 알아볼게요. 이름순으로 정리하거나 날짜순으로 보고 싶을 때, 정렬 기능을 사용하면 클릭 몇 번으로 깔끔하게 정리할 수 있답니다.
정렬이란?
정렬은 크게 두 가지 방식이 있어요.
- 오름차순: 작은 숫자부터 큰 숫자로, ㄱ부터 ㅎ 순서로 정렬
- 내림차순: 큰 숫자부터 작은 숫자로, ㅎ부터 ㄱ 순서로 정렬
그리고 정렬 기준도 한 가지 조건만 사용할 수도 있고, 여러 조건을 동시에 적용할 수도 있어요.
그럼 지금부터 실제 사례를 통해 하나씩 알아볼까요?
- 오름차순 정렬하기
- 내림차순 정렬하기
- 여러 조건으로 정렬하기
- 필터로 간편하게 정렬하기
차근차근 따라오시면 누구나 쉽게 할 수 있어요!
1. 오름차순 정렬
오름차순 정렬이란?
오름차순은 데이터를 작은 값에서 큰 값 순서로 정렬하는 방식이에요. 쉽게 말해서:
- 문자: 가, 나, 다... 순서로 정렬
- 숫자: 1등, 2등, 3등... 순서로 정렬
- 날짜: 빠른 날짜에서 늦은 날짜 순서로 정렬
예를 들어, 학생 명단을 가나다순으로 보고 싶거나 판매 순위를 1위부터 차례대로 보고 싶을 때 오름차순 정렬을 사용하면 됩니다.
① 내가 원하는 조건 값이 있는 열(날짜)을 지정하고,
② [홈] → [정렬 및 필터] → [날짜/시간 오름차순 정렬]을 선택합니다.
그 결과 C열이 날짜순(빠른 날짜부터 늦은 날짜순으로) 정렬이 됩니다.
2. 내림차순 정렬
내림차순 정렬이란?
내림차순은 데이터를 큰 값에서 작은 값 순서로 정렬하는 방식이에요. 오름차순과 반대라고 보시면 됩니다:
- 문자: 하, 파, 타... 순서로 정렬 (ㅎ부터 ㅏ까지 역순)
- 숫자: 3등, 2등, 1등... 순서로 정렬
- 날짜: 최근 날짜부터 과거 날짜 순서로 정렬
예를 들어, 최신 주문 내역부터 확인하고 싶거나 매출이 높은 제품부터 순서대로 보고 싶을 때 내림차순 정렬을 사용하면 편리합니다.
① 내가 원하는 조건 값이 있는 열(매출액)을 지정하고,
② [홈] → [정렬 및 필터] → [숫자 내림차순 정렬]을 선택합니다.
그 결과 H열이 매출액이 많은 곳부터 낮은 순으로 정렬이 됩니다.
3. 조건이 2개 이상일 경우 정렬
여러 조건으로 정렬하기
두 가지 이상의 조건을 동시에 적용해서 정렬할 때 사용하는 방법이에요.
예를 들어:
- 부서별로 먼저 정렬한 후, 같은 부서 내에서 이름순으로 정렬
- 날짜순으로 정렬한 후, 같은 날짜 안에서 금액순으로 정렬
- 지역별로 구분한 후, 각 지역 내에서 매출 높은 순으로 정렬
이렇게 1차 조건, 2차 조건을 설정하면 데이터를 더 체계적으로 정리할 수 있습니다.
① 정렬하고 싶은 데이터가 있는 아무 셀이나 선택하고, [홈] → [정렬 및 필터] → [사용자 지정 정렬]을 선택합니다.
② 정렬 창이 뜨면 내가 원하는 조건을 넣어 줍니다.
기준도, 정렬 방식도 내 마음대로 지정할 수가 있습니다.
아래 예시는 두 가지 조건을 동시에 적용한 정렬 방법입니다:
- 1차 조건: [메뉴] 항목을 오름차순으로 정렬 (가나다순)
- 2차 조건: [매출액]을 내림차순으로 정렬 (높은 금액부터)
즉, 메뉴를 가나다순으로 먼저 정리한 다음, 같은 메뉴 안에서는 매출액이 높은 순서대로 보여지게 됩니다. 이렇게 하면 어떤 메뉴의 매출이 가장 높은지 한눈에 파악할 수 있어요!
결과를 보면,
<조건 1> [메뉴] 항목은 오름차순으로 정렬이 되었고,
<조건 2> <조건 1> 정렬 결과에서 [매출액]이 내림차순으로 정렬된 것을 볼 수 있죠.
4. 필터를 활용하여 정렬하기
필터 기능으로 더 쉽게 정렬하기
필터 기능을 활용하면 클릭 몇 번으로 훨씬 간편하게 정렬할 수 있어요.
필터를 설정하면 각 열 제목에 작은 화살표 버튼이 생기는데, 이 버튼을 누르기만 하면 바로 오름차순/내림차순 정렬이 가능합니다. 복잡한 메뉴를 찾아갈 필요 없이 원하는 항목을 즉시 정렬할 수 있어서 실무에서 가장 많이 사용하는 방법이에요!
① 항목이 있는 열을 선택하고,
② [홈] → [정렬 및 필터] → [필터]을 선택합니다.
③ 정렬할 항목 옆에 <화살표>을 선택하면 정렬 메뉴가 나옵니다.
내가 원하는 정렬 방식을 선택하면 됩니다.
필터 기능으로 더 쉽게 정렬하기
필터 기능을 활용하면 클릭 몇 번으로 훨씬 간편하게 정렬할 수 있어요.
필터를 설정하면 각 열 제목에 작은 화살표 버튼이 생기는데, 이 버튼을 누르기만 하면 바로 오름차순/내림차순 정렬이 가능합니다. 복잡한 메뉴를 찾아갈 필요 없이 원하는 항목을 즉시 정렬할 수 있어서 실무에서 가장 많이 사용하는 방법이에요!
TIP! 필터는 정렬뿐만 아니라 특정 데이터만 골라서 보거나, 셀 색상을 기준으로 정렬하는 것도 가능합니다. 정말 유용하죠?
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