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보고서 작성요령13

보고서 시각화, 도식화 실전 사례(2) 이번 포스팅에서는 이전 포스팅에서 정리된 내용을 바탕으로 시각화를 해보겠다. 2023.01.31 - [보고서 작성기술/보고서 작성시 필요한 TIP] - 보고서 시각화, 도식화 실전 사례(1) ② 도식화 위에 배치된 결과물은 장황한 텍스트(글)을 쉽게 볼 수 있게 관점에 따라 정리한 자료다. 작성자는 자료가 지닌 의미를 핵심 문장으로 요약하거나 구두로 설명해줘야 한다. 이런 요약이나 설명이 작성자가 보고받는 사람에서 전달하고자하는 핵심내용이며 메시지이기 때문이다. 도식화란 텍스트가 가진 정보를 도형, 이미지 등을 이용해 시각적으로 표현함으로써 전달하고자 하는 메시지를 직관적으로 이해할 수 있게 도와준다. 또한, 도식화를 통해 메시지를 표현할 수 있다. 가령 실전(–)을 화살표(→)로 바꾸는 것으로도 “A에.. 2023. 2. 3.
보고서 시각화, 도식화 실전 사례(1) 이번 포스팅에서는 실제 사례를 바탕으로 보고서의 시각화를 해보자. 예를 들어 설명해보자. 아래 문장으로 된 보고서가 있다고 하자. 우리 기업은 올해 매출액이 100억원을 달성하였으나, 작년 대비 매출액이 10%로 감소하였습니다. 매출액 감소 원인으로는 우리 기업이 보유한 생산 기술이 낙후되어 불량품이 많고, 생산설비도 부족해 고객이 원하는 시기나 물량을 제때 맞출 수 없었다는 데 있습니다. 또한, 주력상품의 시장수요가 큰 미국 현지 유통망의 부재로 미국 시장 진출에 어려움을 겪고 있습니다. 이러한 문제점을 개선하기 위해 우리 기업은 체질 개선이 필요합니다. 구체적으로는 부족한 선진화된 생산기술을 확보하기 위해 A기업과 기술제휴를 추진하고, 국내 생산설비를 100% 증축하여 국내 고객의 수요을 충족시켜야 .. 2023. 1. 31.
보고서 시각화, 도식화를 해야하는 이유 도식화란 난해하고 복잡한 내용을 쉽게 이해하고 정리하는 보고서 작성에 중요한 기술이다. 네이버 백과사전에 따르면 도식화란 “사물의 구조, 관계, 변화 상태 따위를 그림이나 양식으로 만듦”이라고 정의하고 있다. 여기서 말하는 구조, 관계, 변화를 보고서 작성 도구인 표, 도형, 그림 등 시각적인 도구를 이용해 보고서의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 정리해 주는 것이 도식화라고 할 수 있겠다. 도식화를 시각화, 도해화라고도 하는데 문장을 시각적으로 표현해 준다는 점에서 같은 의미를 갖는다. 여기서는 도식화로 부르도록 하겠다. 커뮤니케이션 이론 중에서 시각적 자료의 중요성을 강조한 “메리비언의 법칙”이 있다. 메리비언의 법칙(두산백과사전)에 따르면 “한 사람이 상대방으로부터 받는 이미지는 시각이 55%, 청각.. 2023. 1. 30.
보고서 도식화 기술 - 도형 활용 TIP 엑셀이나 파워포인트를 이용하면 클릭 한 번이면 원하는 도형을 고르고 만들 수 있다. 만들기 쉽다고 쉽게 생각하지 말자. 도식화에서 도형은 가장 중요한 도구다. 도형을 어떻게 응용하고 배치하느냐에 따라 보고서 작성 능력을 엿볼 수 있다. 하지만 실력이 한번이 느는 것이 아니다, 도형 활용 능력을 키우고 싶다면 평소 다양한 템플릿이나 도식화 사례를 보고 도형을 어떻게 배치하고 연결했는지 살펴보는 습관을 들여야 한다. ① SmartArt 사용 자제하기 파워포인트에는 SmartArt 기능을 통해 도식화 템플릿을 제공하고 있다. 다양한 템플릿들이 있어서 사용하기 편리하다. 필자는 이 편리함이 도식화 능력을 떨어뜨린다고 생각한다. 이 기능을 자주 사용하다보면 도형의 배치, 흐름, 의미를 고민하지 않는다. 나중에는 .. 2023. 1. 17.
보고서 도식화 기술 - 차트 작성 TIP 엑셀이나 파워포인트를 이용하면 차트를 만드는 것은 어려운 일은 아니다. 하지만 쉽다고 해서 무턱대고 만들게 되면 상대방의 이해를 방해하거나 오해를 초래할 수도 있다. 이왕 차트를 만들다면 제대로 만들자. ① 메시지에 따라 차트 선택하기 차트를 만들어야 한다면 우선 어떤 메시지를 보여줄 것인지를 정한 후 차트를 선택하자. 같은 데이터라고 하더라고 메시지에 따라 차트의 종류가 다르기 때문이다. 데이터를 시간이 흐름에 따른 추세를 보여주고 싶다면 선차트나 세로막대차트를 선택하자. 데이터의 순위라면 가로막대차트나 방사형 차트를 선택하자. 비중이 중요하다면 원차트를 관계가 중요하다면 콤보차트나 분산형차트를 선택하면 된다. ② 차트 제목 달아주기 차트에는 반드시 제목을 달아줘야한다. 제목을 보고 무슨 차트인지 알 .. 2023. 1. 9.
보고서 작성 Tip (2) - 글쓰기 방식 보고서, 기획서 작성할 때 필요한 보고서 작성 포인트에 대해 알아보겠습니다. 보고서를 작성해 본 직장인이라면 모두 알겠지만 다시 한번 정리한다는 생각으로 읽어 주시면 될 것 같습니다. 보고서 작성 Point! ① 두괄식으로 작성해라 보고서를 보고받는 상사들은 항상 바쁩니다. 그러니 우린 결론부터 먼저 말해줘야 합니다. 글을 쓸 때면 두괄식 문장이 결론을 앞으로 배치하는 방식입니다. 두괄식이란 사전적으로 "글의 첫머리에 중심 내용이 오는 산문 구성 방식"입니다. 즉, 중요한 것을 먼저 말하고 그 이유를 아래에 배치하는 것이죠. 첫 문장에 결론을 쓰고 아래 이유를 달아 주는 것이 두괄식 배치입니다. 비슷한 개념으로 미괄식(문단이나 글의 끝부분에 중심 내용이 오는 산문 구성 방식)이라고 있는데 미괄식은 상황을.. 2021. 6. 29.
보고서 작성 Tip (1) - 글쓰기 자세 오늘은 보고서, 기획서 작성할 때 필요한 마음가짐에 대해 알아보겠습니다. 보고서 작성 시 마음가짐 어떠한 보고서든 작성을 시작하기 전에 마음가짐이 필요합니다. 일종의 자기만의 다짐이죠. ① 준비 과정이 끝났으면 주저 없이 쓰기 시작하라. 보고서를 작성하기 위해 필요한 재료들이 만들어졌다면 최대한 빠른 시간 내에 보고서를 작성해야 합니다. 머릿속에서 이렇게 할까? 저렇게 할까? 고민하다 보면 그간 열심히 공부해놓은 지식들이 날아가 버리고 나중에는 쓸 재료가 모두 없어져 다시 자료를 수집하는데 시간을 허비하게 되죠. 이러한 생각은 처음부터 제대로 된, 좋은 보고서를 만들겠다는 의욕 때문에 일어나는데 초고는 쓰레기라고 했습니다. 당연히 처음 쓴 보고서는 좋을 리가 없습니다. 먼저 쓰고나서 수정하겠다는 마음가짐.. 2021. 6. 28.
보고서 작성 원칙 - MECE, 5W3H, 3단구성 보고서를 작성할 때는 지켜야 할 3가지 원칙이 있다. 보고서의 논리적인 사고를 도와주는 “MECE원칙”, 보고서의 작성 프레임을 설계하는데 도와주는 “5W3H원칙”, 보고서 목차를 작성하는데 도와주는 “3단구성”이 있다. MECE 원칙 맥킨지 컨설팅 기업에서 사용하기 시작한 MECE 원칙은 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive의 약자이며 우리말로는 “상호 중복이 없고 전체적으로 누락이 없는 것”이라고 해석할 수 있다. 다시 풀어보면 다양한 항목들이 서로 겹치지 않으며 항목들을 종합하면 전체가 되게 한다는 것이다. 예를 들어 우리가 1년을 설명할 때 봄, 여름, 가을, 겨울로 구분한다. 계절별로 중복이 없고 서로 겹치지 않으면서 합하면 1년이 된다. 이렇게 중복 없.. 2021. 6. 14.
기획서 가설 검증하기 : 왜 기획이 필요한지 구체화합시다. 이전 포스팅에 따라서 기획의 필요성을 열심히 보고하면 우리의 말을 다 듣고 난 후 우리의 상사들은 좀 더 구체화해서 가져오라고 합니다. 지금까지 이미 충분한 분석을 했는데 말이죠. 진정 상사들이 원하는 게 뭘까요? 이번 포스팅에서는 어떻게 구체화하는지 하나하나 알아보겠습니다. 우리의 기획서가 ‘신사업 기획’이라면 ‘명확한 시장’을 제시해야 합니다. 예를 들어 ‘블랙박스 시장’이라면 ‘차량용 블랙박스 카메라’와 같이 더욱 구체적인 시장을 제시해야 합니다. 단순히 ‘블랙박스 시장’이라고만 하면 차량용인지 오토바이용인지 불분명해집니다. 만일 우리가 카메라를 만드는 기업이라면 ‘차량용 블랙박스’도 직접적인 시장이 아닙니다. 직접적인 시장은 ‘블랙박스에 들어가는 카메라’이니까요 신사업 기획 시 구체화 경로를 간략.. 2021. 6. 2.
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