이번 포스팅에서는 이전 포스팅에서 정리된 내용을 바탕으로 시각화를 해보겠다.
② 도식화
위에 배치된 결과물은 장황한 텍스트(글)을 쉽게 볼 수 있게 관점에 따라 정리한 자료다. 작성자는 자료가 지닌 의미를 핵심 문장으로 요약하거나 구두로 설명해줘야 한다. 이런 요약이나 설명이 작성자가 보고받는 사람에서 전달하고자하는 핵심내용이며 메시지이기 때문이다.
도식화란 텍스트가 가진 정보를 도형, 이미지 등을 이용해 시각적으로 표현함으로써 전달하고자 하는 메시지를 직관적으로 이해할 수 있게 도와준다.
또한, 도식화를 통해 메시지를 표현할 수 있다. 가령 실전(–)을 화살표(→)로 바꾸는 것으로도 “A에서 B로 OO이 변화했다.”, “A에서 B로 상황이 변했다.” 등의 메시지를 담을 수 있다. 복잡한 숫자가 담긴 표를 차트로 바꿔주면 쉽게 “~증가한다”, “~감소한다.”, “~정체된다.” 등의 메시지를 읽을 수 있다.
보고서를 도식화한다는 것은 텍스트를 관점에 따라 분류하고, 도식화 도구(도형, 이미지 등)을 이용해 메시지(흐름, 변화, 이동 등)를 담아내는 것으로 마무리하는 것이다.
보고서 작성 경험이 한 번이라도 있는 직장인이라면 파워포인트, 디자인 등의 책을 하나 정도는 갖고 있을 만큼 시각화에 관심을 갖고 있다. 하지만 보고서 작성업무가 주어지면 검색창에 “템플릿”을 검색한다. 하지만 수백개의 템플릿을 가지고 있다고 해도 막상 실무에 활용할 때가 되면 어떻게 해야할 지 막막하다. 이유는 시각화를 하는 원리보다는 시각화된 결과물만 있기 때문이다. 왜 시각화를 해야하는지, 시각화를 어떻게 해야하는 지 등에 대해 살펴보자.
도식화의 장점은 (1) 구조를 쉽게 파악할 수 있게 도와주고, (2) 보고서의 텍스트(글)를 줄여주고, (3) 이해하기 쉽게 해준다.
(1) 구조 파악이 쉽다.
문장을 메시지에 맞게 분류했다면 분해된 결과물을 갖고 목적에 맞게 배치해야 한다. 이때는 일종의 레이아웃(틀)이 필요하다.
우리가 집을 만든다고 하자. 집을 짖겠다고 바로 땅을 파고 집을 만들지는 않는다. 우선 도면을 만들어 어떤 스타일의 집을 만들지, 어디에 거실, 방, 화장실을 배치할 지, 어떤 재료를 사용할 지 등 좋은 집을 짖기 위한 밑그림을 그린다. 이런 고민 끝에 완성된 도면이 있어야 좋은 집을 지을 수 있다.
보고서도 마찬가지다. 작성자의 주장을 돋보이기 위한 도면이 필요하고 도면에 따라 작성자가 주장하는 핵심 키워드를 배치해야 한다. 도면 같은 역할을 하는 것이 보고서에서는 레이아웃이라고 한다. 우리가 흔히 말하는 SWOT, PEST, 5-FORCE 등의 분석 프레임들이 바로 배치를 잘 할 수 있게 하는 레이아웃이다. 이처럼 유명한 분석프레임워크를 사용하는 이유는 그만큼 잘 짜여진 레이아웃이기 때문이다. 즉, 어떠한 레이아웃을 잘 해야 좋은 보고서를 만들 수 있다. 레이아웃을 효과적으로 표현하는 것이 다음 단계에 할 일인 시각화이다.
아래 <예시3>은 문장으로 된 <예시2>를 도식화한 사례다. 세로 방향은 [핵심과제], 가로방향은 [구체적인 내용]을 배치하였다. 일단은 문장으로된 <예시2>보다는 가독성이 높아졌다. 이런 배치는 “어떤 핵심과제들이 있다”를 강조해서 보여주는 목록형이다. 파워포인트 보고서나 발표 자료에 많이 사용되는 방식이다.
<예시3>
위의 사례는 [핵심과제]별로 하나의 □안에 2가지 세부항목을 같이 배치하다보니 (현황)과 (개선방안)의 구분이 잘되지 않는다.
아래와 같이 분리해 배치하면 어떤가? ”현황이 이러니까 개선방안으로 OOO을 해야하는 구나“라는 메시지가 쉽게 읽히는가? 가로방향에 [세부항목]을 분리해서 배치하였다. 이렇게 배치하니 각 [핵심과제]별로 현황이 무엇이고, 개선방안이 무엇인지 파악하기 쉽다. 또한, 현황만 보거나 개선방안만 보고 싶을 때 선택적으로 확인할 수 있다. 이런 배치는 교차형이라고 하는데 “핵심 과제별로 현황과 개선방안은 이렇다.”를 선택적으로 볼 수 있게 하는 형태다. <예시3>보다는 <예시4>가 더 가독성 있는 자료라고 할 수 있다.
<예시4>
다른 방식으로 바꿔보자. 경영자 입장에서는 [핵심과제]도 중요하지만, [핵심과제]을 통해 내년도 기업 매출액을 얼마나 달성가능한 지일 것이다. 그렇다면 기업의 내년도 목표와 핵심과제를 연결해서 보여줘야 한다.
아래처럼 작성하면 어떤가? 최종목표를 가장 위에 배치하여 결론부터 설명하였고, 연결선을 이용해 최종목표와 [핵심과제]의 관계를 표현하였고 3가지 [핵심과제]를 병렬구조로 배치하여 독립적인 과제임을 나타냈다.
이런 배치는 귀납적으로 결론부터 제시하고 세부내용을 설명하는 흐름형이라고 한다. 즉, “최종목표를 달성하기 위해 핵심과제는 이렇습니다.”를 강조해서 보여준다. <예시4>가 실무자를 중심으로 만들어진 것이라면 <예시5>는 경영자도 만족할 만한 형태로 바뀌었다.
<예시5>
이처럼 같은 항목을 가지고 어떻게 배치하느냐에 따라서 메시지 방향이 달아진다.
(2) 텍스트(글)를 줄여준다.
시각화를 하게 되면 텍스트를 줄여주는 효과를 낼 수 있다. 단순히 텍스트의 문자 수를 줄이는 것이 아니라 군더더기를 없애 핵심만 남긴다는 의미다.
아래와 같은 예시가 있다고 하자. 문장으로 나열되어 있어 끝까지 읽어야만 내용 파악이 가능하다.
| 우리 기업은 올해 매출액이 100억원을 달성하였으나, 내년도에는 올해 매출액 대비 100% 성장한 200억원을 달성하도록 하겠습니다. |
시각화 도구로 대표적인 차트를 이용해 위의 예시를 아래처럼 바꿔보면 어떨까?
① 위에 장황한 문장에서 핵심적인 단어 5개(올해, 내년, 100억원, 200억원, 100% 성장)만 뽑아내었다.
② 막대의 높이로 올해 매출액대비 내년도 매출액이 커진다를 표현했다.
③ 이동을 표현하는 ⇨로 “~하도록 하겠습니다.”라는 문장을 대신했다. 추가적으로 ⇨를 우상향으로 기울여 배치해 “증가하면서 이동한다.”라는 메시지를 담았다.
어떤가? 장황한 텍스트를 읽는 것보다 보기만해도 이해하기 쉽지 않은가? 실무에서 자주 활용되는 차트를 이용한 시각화 사례다.
다른 사례를 보자.
| 올해 매출액 감소 원인으로는 우리 기업이 보유한 생산 기술이 낙후되어 불량품이 많고, 생산설비도 부족해 고객이 원하는 시기나 물량을 제때 맞출 수 없었다는 데 있습니다. |
위의 문장으로 도형을 이용해 시각화해보자.
① 3단계(원인 → 결과 → 성과)로 구조를 왼쪽에서 오른쪽으로 배치한다.
② 도형을 이용해 항목별로 선(원인)과 후(결과) 관계로 배치하고 ⇨로 흐름을 나타낸다.
③ 성과를 강조하기 위해 “매출액 감소”항목은 강조색으로 표현한다.
이렇게 표현하니 문장보다는 원인과 결과의 선후관계도 명확해지고 각각의 결과가 합쳐져서 “매출액 감소”라는 성과를 나타났다는 흐름이 일목요연하게 보여지지 않은가? 이처럼 장황한 텍스트를 화살표와 도형으로만 표현하면 이해하기 쉬워진다.
(3) 이해하기 쉽게 해준다.
도식화의 다른 장점은 장황하게 설명을 줄여 보고서를 이해하기 쉽게 해준다. 보고서의 자료로는 설명이 부족해 구두로 설명하거나 부연 설명을 달아줄 때가 많은데 도식화로 이를 해소할 수 있다.
아래 텍스트를 가지고 도식화해보자. 핵심적인 키워드는 진한 볼드체이고 나머지는 부연 설명들이다. 핵심키워드만 뽑아내어 보면 생산기술 확보 → 생산설비 증축 → 해외시장 진출을 통해 최종적으로 매출액 200억원 달성한다는 내용이다.
<예시1>
| 부족한 선진화된 생산기술을 확보하고, 국내 생산설비를 100% 증축하여 국내 고객의 수요을 충족시켜야 합니다. 또한, 해외시장 확대에 집중하겠습니다. 이를 통해 우리 기업의 내년도 매출액은 올해 대비 100% 성장한 200억원을 달성할 수 있습니다. |
도식화 자료로 바꿔보자.
① 화살표 도형을 넣어 순차적이라는 점을 표현하였다. 이렇게 하니 먼저 생산기술을 확보하고 다음으로 생산설비를 증축한 후 해외시장을 진출하는 흐름을 알 수 있다.
② 화살표가 끝나는 지점에는 최종목표를 배치해 자연스럽게 ①의 결과가 “매출액 200억원 달성”이라는 메시지를 알수 있다.
<사례1>
이렇게 작성하면 <예시1>을 구두로 설명할 필요가 없다. 이런 것이 시각화가 갖는 효과이다.
다른 예시를 보자. 아래 <예시2>는 <예시1>에서 부연 설명(파랑색)이 추가된 것이다. 파랑색 글꼴은 누구와 협력해서 추진하겠다는 협력 파트너를 말한다. 협력 파트너까지 추가되니 텍스트가 더 복잡해졌고, 위의 사례로 설명이 어려워졌다.
<예시2>
| 부족한 선진화된 생산기술을 확보하기 위해 A기업과 기술제휴를 추진하고, 국내 생산설비를 100% 증축하여 국내 고객의 수요을 충족시켜야 합니다. 또한, 미국의 유통망을 보유한 C기업과 파트너십을 체결하여 해외시장 확대에 집중하겠습니다. 부족한 생산설비는 미국 현지에 있는 B기업에 OEM으로 현지에서 직접 생산해야 합니다. 이를 통해 우리 기업의 내년도 매출액은 올해 대비 100% 성장한 200억원을 달성할 수 있습니다. |
아래처럼 도식화 해보면 어떨까? 위의 <사례1>에서 [기업명]을 선과 연결해 “누구와 협력하는지”를 알 수 있다. 선만 추가했을 뿐인데 “A기업과 기술제휴하여 생산기술를 확보하고, 국내는 자체설비, 해외는 B기업과 OEM을 추진해 생산시설룰 증축하고, C기업과 파트너쉽을 구축해 해외시장를 진출하여 매출액 200억원을 달성하겠다”라는 부가 설명이 가능하다. 그만큼 구두로 설명할 필요가 없어지고, 이렇게 남은 시간에 더 중요한 말을 하는 것이 효율적이다.
<사례2>
하나 더 살펴보자. 오른쪽 사례는 [목표]와 [전략]을 –선으로 연결하였다. 이렇게 하니 “목표에는 전략 3가지가 있다.”라는 것만 알 수 있다.
–선은 관계성을 나타내지만 목표가 먼저인지, 전략이 먼저인지 선・후 관계를 나타내지 못한다. 오른쪽 사례를 보자. “3가지 전략을 합쳐서 목표를 달성하겠다.”라는 메시지가 읽힌다.
① + 기호는 전략들이 따로 노는 것이 아니라 합쳐진다는 의미가 있다.
② ⇧ 도형으로 “전략을 통해 목표를 달성한다” 라는 선후관계를 표현하였다.
③ 색상이 동일하면 어떤 도형이 중요한지 파악이 어렵기 때문에 [목표]가 있는 도형만 주황색으로 만들어 중요한 도형임을 나타냈다.
이렇게 도식화를 하면 동일한 면적, 동일한 모습을 갖고 있어도 메시지의 양과 질을 높일 수 있다. 이 밖에도 시각화가 주는 효과는 무수히 많다. 좀 더 자세한 내용은 차차 알아보도록 하자.
2022.12.31 - [보고서 작성기술/보고서 작성시 필요한 TIP] - 보고서 작성 - 도식화, 도해화, 시각화 이해하기
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