정부지원사업 발표평가 준비하기

서면평가가 끝나면 대면평가를 준비해야 한다.. 보통 대면평가는 발표평가로 진행된다.

코로나19 시국에는 비대면으로 실시하였는데 이제는 대면방식으로 바뀌는 추세이다. 비대면 방식이 좋다고 하는 사람도 있지만 필자의 경험상 비대면 방식보다는 대면방식이 발표자에게는 더 좋다. 비대면 방식은 발표영상을 촬영해서 제출하는 형태로 평가위원들은 해당 시간에 발표영상을 시청 후 질의서를 작성하고 다시 발표자에게 전달하여 답변받게 되는데 이 과정에서 말(질문 & 답변)을 글(문서)로 바꾸면서 생동감이 없어진다.

 

대면발표에서는 평가장 분위기와 생동감으로 느낌이 있다. 비대면은 이런 느낌을 반감시킨다. 그래서 질문지의 글들은 감정이나 분위기에 호소가 아닌 딱딱한 분위기가 조성된다. 이 책을 읽은 정부지원사업 초보자들은 글로 전달하는 것보다 말로 전달하는 것이 익숙할 것이다. 그러니 대면평가 방식이 발표자에게는 더 유리하다. 이제 대면평가에 대한 자신감을 갖고 준비하자.

 

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1. 대면평가는 언제부터 준비해야 할까?

 

서면평가 결과를 받자마자 대면평가를 준비해야 한다.. 보통 서면평가 결과 통보 후 1~2주 이내 대면평가가 이루어지기 때문이다. 평가 일정을 조절할 수는 있지만 이것도 시간만 조정이 가능하고, 날짜 조정은 어렵다. 만약, 평가 날짜가 하루가 아니라 며칠이 있다면 가능하겠지만 대부분 그렇지 않다.

평가시간을 조정할 때는 보통 마지막 시간에 배정하는데 이 시간이면 평가위원들이 지쳐있는 시간이기 때문에 평가자에게는 긍정적인 효과를 주지 못한다. 아무리 객관적으로 평가한다고 해도 평가위원도 사람이다. 앞서 많은 평가를 하다 보면 마지막 타임은 지쳐있기 마련이다. 그러니 배정받은 평가 일정에 따르는 것이 좋다.

만약 평가시간을 우리가 정할 수 있다면 첫 타임과 마지막 타임은 피하기 바란다(필자의 개인 생각). 누구나 처음 시작하는 것은 어색하고 낯설다. 평가도 마찬가지다. 아무리 평가지표, 방식에 익숙하더라도 첫 타임은 적응 시간이다. 마지막 타임도 같은 이유다. 이건 순전히 필자의 생각이니 참고만 하자.

 

2. 어떻게 대면평가를 준비해야 할까?

 

대면평가는 발표평가이기 때문에 발표자료를 별도로 만들게 된다. 내가 제출한 사업계획서는 주절주절 문서 형태로 만들어져 짧은 시간에 요약해서 설명할 수 있는 PPT자료가 필요하다. 하지만, 평가에 기준이 되는 것은 한글로 만들어 제출한 사업계획서이다. 그러니 발표자료에는 사업계획서의 내용을 요약하는 것이지 사업계획서 제출하고 난 후의 아이디어나 개발 내용을 추가하면 안 된다.

과제 발표에 익숙하지 않은 초보자들은 이 점에서 혼란스러워한다. 어찌 저지 사업계획서를 만들었는데 아직 익숙하지 않아 발표자료를 만들면서 내용이 바뀌거나 흐름이 바뀌어 사업계획서와 발표자료가 일관성을 잃어버리게 된다.

 

과제를 많이 해본 사람들은 애초 사업계획서를 만들 때 뼈대나 핵심 문장들을 PPT형태로 도식화하거나 그림으로 만들어 사업계획서에 담고 살을 채워나가는 방식으로 작성한다. 이렇게 작성하면 사업계획서와 발표자료가 하나의 세트 형태로 일관성 있게 만들어져 군더더기가 없다. 이런 방식은 대면 평가 준비시간도 단축시킬 수 있다.

 

3. 발표시간은 어느 정도가 적당할까?

 

보통 1개 과제당 평가시간은 30분 정도이다. 예비창업패키지나 초기창업패키지는 거의 30분 내외인 것 같다. 이 중 발표는 15~20분, 질의응답이 10~15분 정도 배정된다. 요즘에는 발표 장면을 녹화를 하기 때문에 발표시간은 반드시 지키는 것이 좋다. 기록에 다 남기 때문에 다른 과제와의 형평성 문제로 시간이 초과하면 감점이 될 수 있다. 이런 규정은 중요하기 때문에 발표 시작 전에 재차 강조할 것이다.

요즘 추세는 발표시간은 줄이고 질의응답을 늘리는 경향이 있다. 발표장은 평가를 받는 자리기 때문에 평가위원이 내가 제출한 신청서(사업계획서) 내용을 제대로 이해해야 제대로 된 평가가 되기 때문이다. 발표시간이 길다고 좋은 것은 아니다.

발표평가장에서 평가를 하다 보면 발표자가 최대한 많은 말을 하려는 모습을 보일 때가 있는데 그러면 실수가 많아지고 준비된 말을 못 하고 끝난다. 그러면 평가위원들의 궁금증만 증폭시켜 질문이 많아진다. 사업계획서의 설명은 발표자가 주가 되겠지만 평가장에서 평가는 평가위원이 주가 된다. 그러니 발표를 많이 하겠다는 생각보다는 많이 듣겠다는 생각으로 발표에 임하는 것이 좋다.

 

4. 평가위원을 걱정하지 말자.

 

발표 준비를 하는 사람들이 자주 하는 질문 중에는 발표자료의 수준을 어떻게 해야 할지 모르겠다는 질문이 종종 있다. 평가위원이 내 사업에 대해 잘 모를 테니“최대한 자세히 설명을 해야 하지 않을까?” 라는 노파심이다. 이런 생각으로 발표자료를 만들면 책이 된다.

꼭 필요한 전문용어나 내 사업에 대한 구조는 설명해야 한다. 그렇다고 이론서처럼 진부하면 안 된다. 내 사업을 간략하게 설명하는 것도 평가의 하나다. 제품을 홍보한다고 할 때 주절이 주절이 설명할 것인가? 최대한 간단한 문구 하나로 내 제품을 설명해야 고객이 기억해준다. 평가도 마찬가지다.

평가위원들은 보통 기술, 시장, 사업성 중심으로 고르게 섭외된다. 평가위원들은 각자 전문적으로 봐야 하는 역할이 있다는 것이다. 그러니 평가위원들의 자질을 의심할 필요는 없다. 평가위원이 이해하지 못한 부분이 있는데 중요한 부분이라면 “좀 더 상세히 설명해달라”고 질문을 할 것이다.

평가위원들은 여러분의 사업계획서를 전날이나 미리 받아보지 못한다. 외부로 유출되는 것은 방지하지 위해 평가 당일이나 평가시간 전에 받아본다. 사업계획서를 전부 검토할 시간은 없다. 하지만 유사한 아이템을 평가한 경험이 많아서 발표 내용과 사업계획서를 오가면서 검토할 수 있다. 그러니 발표자는 내 사업계획서를 잘 요약하고, 쉽게 이해할 수 있게 만들고, 발표하면 된다.

 

5. 발표자료 만들 때는 폰트, 애니메이션, 동영상을 자제하자.

 

발표를 한 번이라도 해본 사람이라면 열심히 만든 발표자료의 폰트가 깨지거나 편집이 틀어지는 경험이 있을 것이다. 발표장에서 이런 일이 발생하면 참 난감하다. 수정해서 다시 할 수도 없기 때문이다.

이런 현상은 발표장의 PC와 내 PC의 환경이 다르기 때문이다. 그래서 3가지만 주의해서 발표자료를 만들자.

 

우선, 일반적인 폰트를 사용하자.

정부지원사업을 운영하고 관리하는 기관들은 보통 공공기관이다. 우린 글을 이쁘게 하기 위해 유료 폰트를 사용하지만 공공기관은 무료 폰트나 기본적인 폰트만을 사용한다. 발표자가 유료 폰트를 사용했다고 공공기관 PC에 유료폰트를 사용권한없이 설치하지 못한다. 그렇다고 내 PC로 프레젠테이션을 띄울 수도 없다.

그러기 때문에 발표자료를 만들 때는 처음부터 무료 폰트로 만들자. 발표평가는 디자인을 보는 것이 아니라 내용을 보는 자리다.

 

두 번째로는 애니메이션, 동영상을 넣지 말자.

발표자료는 보통 파워포인트로 만드는데 내 PC의 파워포인트 버전과 발표장 PC의 버전은 다를 수 있다. 개인적으로는 최신 버전을 사용하겠지만 공공기관은 그렇게 최신 버전을 사용하지 않는다. 그렇다고 평가기관에 S/W 버전을 물어봐서 맞출 필요는 없다.

차라리 발표자료에 애니메이션, 동영상 등을 자제하는 것을 추천한다. 과거에는 애니메이션이나 동영상이 들어간 발표자료가 종종 있었으나 발표시간이 줄어든 요즘은 발표자료에 애니메이션, 동영상을 넣은 발표자를 거의 없다. 발표시간도 부족하기 때문에 굳이 오류가 발생할 수 있는 요소는 차단하는 게 좋다.

이렇게 발표자료를 만들었다면 PDF 파일로 변환하여 제출하자. PDF 파일로 발표를 하는 것이다. 이러면 버전에 대한 우려를 할 필요가 없다. 많은 평가기관들이 이 방식을 택하여 애초 발표자료를 받을 때 PDF 파일로 요청하기도 한다.

 

세 번째로는 인터넷이 필요한 콘텐츠를 넣지 말자.

평가장에는 인터넷이 안 되는 경우가 많다. 굳이 인터넷 환경이 필요하지 않기 때문에다. 그러니 발표자의 PC에도 인터넷이 안된다. 

간혹, 발표 중간에 홉페이지(웹사이트)나 앱 데모를 보여주기 위해 인터넷 접속을 시도하는 발표자가 있는데 낭패를 보게 된다. 시간도 허비하고 발표 흐름도 깨지기 때문이다.

만약 앱, 홈페이지 데모를 보여줘야 한다면 캡처해서 발표자료에 담아서 보여주면 된다.