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보고서 작성기술/보고서 작성시 필요한 TIP

보고서 디자인 기술 - 시각화(표) 작성 TIP

by 일잘러탐구생활 2023. 1. 4.

칭찬받는 표를 만들기 위해서는 다음과 같은 내용을 고려해서 만들어야 한다.

 

① 형태(개수, 배열) 정하기

 

표를 작성할 때는 표형태를 결정해야 한다. 데이터를 가지고 표를 하나로 만들지, 여러 개로 쪼개서 만들지를 고민해 보자.. 데이터가 너무 많을 때 표를 하나로 만들면 복잡해서 원하는 데이터를 찾기 어렵다. 상대방이 보기 쉽다면 복잡한 표라도 좋지만, 상대방이 보기 어렵다면 단순한 표라도 표를 만들지 말아야 한다. 이럴 때는 표를 통해 전달하고자 하는 메시지를 먼저 정하고, 메시지에 맞게 표의 개수도 정해야 한다. 가급적 하나의 표에는 하나의 메시지를 담도록 노력하자.

 

② 본문과 일관성 맞추기

 

보통 표를 작성하더라도 보고서 본문에서는 표에 있는 데이터를 언급하는 경우가 많다. 만약, 본문에 언급된 수치와 표의 수치가 다르다면 보고서 전체의 신뢰성을 잃어버린다. 특히, 외부에서 투자를 받기 위한 자료라면 투자유치가 실패로 돌아갈 수도 있는 중대한 실수가 돼버린다.. 이때는 표에 데이터를 먼저 입력하고, 본문에서 언급하는 것이 좋다. 또한, 보고서 작성 마지막에 다시 한번 체크해야 한다..

 

③ 표 번호 붙이기

 

모든 표는 보고서 안에서 언급되는 순서대로 번호를 붙여야 한다. 발표자료의 경우는 예외지만, 일반적으로 작성되는 보고서라면 표목차가 따로 있기 때문에 표에는 번호를 붙여야 한다. 표 번호를 붙일 때는 양식을 통일시켜야 한다. 가령 <-1>로 만들었다면 다음 표도 <-2>가 되어야 한다. <-2>가 아니라 [-2], -2, < -2 > 등 다른 양식을 사용하면 편집에 가장 중요한 요소인 통일성을 무시한 것이다. 통일성이 있는 보고서는 신뢰성을 심어줄 수 있지만, 통일성이 없는 보고서는 미완성이라는 느낌이 들거나, 성의가 없어 보인다. 표가 많아질수록 빈번하게 발생하는 실수다. 보고서를 마무리할 때 한 번에 통일시켜 주자.

 

 

④ 표 제목 달아주기

 

표에는 반드시 제목을 달아줘야 한다.. 제목을 보고 표를 찾는 경우도 있고, 제목을 통해서 표 내용이 무엇을 말하는지 알 수 있기 때문에 표에 있어서 제목은 중요하다. 제목을 만들 때에도 가급적이면 상세하게 만들자. 가령 <매출액 현황>이 아니라 <매출액 현황(2020~2022)>과 같이 ()로 기간을 표시하거나, <국내 매출액 현황>, <영업1팀 매출액 현황> 등과 같이 범위를 같이 표시하자. <매출액 달성 현황>, 매출액 부진 현황> 등과 같이 제목에 메시지를 담는 것도 좋다. 표를 볼 때는 우선 제목에서 관심을 갖은 후 표의 내용을 보고 근거나 이유를 찾게 된다. 그만큼 표의 제목은 보고서의 목차와도 같은 역할을 한다.

 

⑤ 행/열 제목 달아주기

 

표 안에서 행과 열의 제목을 달아주자. 표의 제목은 표 전체가 어떤 표인지를 말해주지만, /열의 제목은 무엇을 말하는 행이고, 열인지를 알게 해 준다. 1×2, 2×1 형태의 단순한 표도 있지만 대부분의 표는 2×2 이상의 형태를 갖고 있고, 세부 항목들이 많기 때문에 세부항목을 대표하면 제목을 달아주자.

 

⑥ 단위 달아주기

 

표 내용이 텍스트로 되어 있다면 단위가 없지만 수치 데이터라면 반드시 단위를 표시해줘야 한다. 표 안에 “100”이라고 숫자가 있다면 이 숫자는 100원일까? 100만원일까?, 100kg일까? 작성자가 아니고서는 알 수 없다. 작성자를 찾아 물어보거나, 형편없는 보고서라고 바로 휴지통에 들어갈 수도 있다. 단위를 누락시키는 일은 직장인들의 흔한 실수지만 후폭퐁이 가장 큰 실수다. 열심히 작성한 표가 단위 하나 때문에 평가절하될 수는 없기 때문에 꼭 확인하자. 데이터별로 단위가 다르다면 “100만원처럼 숫자에 바로 표시하고, 데이터들의 단위가 같다면 표 우측 상단(표 제목 아래)에 표시하는 것이 좋다.

 

⑦ 각주 달아주기

 

표 내용에 생소한 수치나 용어가 등장한다면 반드시 각주를 달아줘야 한다.. 표 안에는 복잡한 수식이나 설명을 담을 수가 없다. 그렇기 때문에 상대방이 궁금해야 할 수치에 대한 산출 근거나 새로운 용어에 대한 설명은 각주를 통해서 담아 줘야 한다.. 상대방의 궁금증을 표 안에서 해결하지 못하면 질문으로 이어지고, 질문이 반복된다면 표에 대한 관심도가 낮아지게 된다.

 

⑧ 출처 달아주기

 

표는 다양한 정보들은 한눈에 볼 수 있게 정리한 결과물이다. 표 내용 100%를 작성자가 모두 작성하는 경우는 많지 않다. 보통 다양한 경로를 통해 데이터를 수집한다. 어떤 경우에는 표 안의 수치 하나, 하나의 수집 경로가 다를 수 있다. 이런 경우에는 반드시 수집경로의 출처를 달아줘야 한다. 데이터별로 출처가 다르다면 데이터별로 위 첨자1)를 달아주고, 표 아래 “1) OOO사이트라고 출처를 달아주면 된다. 출처를 달면 제대로된 데이터를 사용했다는 신뢰감을 줄 수 있다.

 


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