음식점에서 식사할 때 아무리 맛있는 음식이라고 할지라도 어떤 그릇에 담느냐에 따라 음식의 맛이 달라진다.
고급스럽고 이쁜 그릇에 음식이 담겨있으면 왠지 모르게 좀 더 맛있는 보인다.
반면 같은 음식이지만 금이 가고 찌그러져 있는 그릇에 음식이 담겨있으면 맛없어 보인다.
음식의 맛과 질은 동일한데 말이다. 이처럼 좋은 음식이라도 어떤 그릇에 담느냐가 중요하다.
보고서도 마찬가지다.
보고서는 기업의 대표적인 커뮤니케이션 도구라는 점에서 상대방이 좀 더 호감을 갖게 해야 한다.
보고서 내용의 수준과 질을 떠나 어떻게 보여주느냐가 중요한데 이런 재료들을 보고서 디자인 도구라고 한다.
대표적인 보고서 디자인 도구는 표, 차트, 도형, 그림이다.
그 밖에도 동영상, 애니메이션 등이 있지만 이들은 문서보다는 영상 제작이기 때문에 여기서는 다루지 않겠다.
그럼 보고서 디자인 도구에 대해 하나씩 알아보자.
① 표
복잡한 수치나 문장을 가장 간단하게 정리하는 것은 표이다. 표의 중요성은 이견이 없을 것이다.
하지만 무턱대고 표를 사용하는 것은 아니다. 표를 사용해도 좋은지를 먼저 체크해야 한다.
표를 사용할 때는 비교가 목적이어야 한다.
경험상 표를 사용하는 경우는 분류가 있는 텍스트를 정리할 때, 많은 숫자를 정리할 때로 크게 2가지로 구분할 수 있다.
(1) 분류가 있는 텍스트를 보기 쉽게 정리하고 싶을 때
텍스트를 보기 쉽게 정리할 때도 표를 자주 사용한다.
가령 “우리 회사의 올해 매출액은 20억원입니다.”라는 텍스트를 표로 만든다면 아래처럼 될 것이다.
아래 표는 1×21 ×2 형태로 배열되어 있다. 배열에는 문제가 없다.
다만, 전체적인 표의 크기도 작아 공간 배치도 애매하고, 표의 가로, 세로 크기가 서로 달라서 안정감을 주지 못한다.
또한 표가 텍스트 전체를 반영하지 못하고 있어 만들다만 느낌이다.
텍스트에서 알 수 있듯 “20억원”은 올해 매출액이다.
“올해”라는 정보가 빠져있다. 표가 텍스트를 충실하게 반영해야 텍스트를 찾지 않게 된다.
| 매출액 | 20억원 |
아래처럼 바꾸면 어떤가? 20억원이 발생한 연도를 표시하기 위해 행을 추가하였다.
이런 배치를 2×2배열이라고 한다.
이렇게 하니 표의 세로, 가로 사이즈가 동일해져 안정감을 준다.
또한, 위의 사례에서 빠진 “올해”라는 정보를 표 안에 담았다. 텍스트의 중요정보를 모두 담았기 때문에 따로 텍스트를 찾아볼 필요가 없어졌다. 이처럼 표를 만들 때에는 누락된 정보 없이 텍스트에서 키워드를 뽑아서 만들어야 한다.
| 구분 | 올해 |
| 매출액 | 20억원 |
일반적으로 표는 2×2형태 이상으로 만드는데 그러려면 분류가 필요하다.
텍스트에서 의미가 있는 항목을 뽑아내어 내용을 배치해야 한다.
예를 들어 “우리 회사의 올해 매출액은 20억원입니다.
부서별 매출액은 영업1팀 5억원, 영업2팀 15억원입니다.”라는 2개의 문장을 표로 만들어 보자.
① 텍스트에서 2가지 항목(총 매출액, 부서별 매출액)으로 분류하자.
② 분류한 항목명을 가로 또는 세로로 배치하고 해당되는 수치를 입력한다.
이렇게 하면 부서별 매출액뿐만 아니라 부서별 매출액을 합한 총매출액도 확인할 수 있다.
| 구분 | 영업1팀 | 영업2팀 | 합계 |
| 매출액 | 5억원 | 15억원 | 20억원 |
물론 아래처럼 세로로 배치해도 된다.
가로가 좋은지, 세로가 좋은지는 보고서의 공간에 따라 자유롭게 선택하면 될 문제다.
중요한 것은 2개의 문장을 하나의 표로 요약하면서 의미 있는 정보를 제공하였다는 점이다.
이처럼 시간과 노력이 들어가는 표를 만들 때에는 그만큼의 보람이 있어야 한다.
| 구분 | 매출액 |
| 영업1팀 | 5억원 |
| 영업2팀 | 15억원 |
| 합계 | 20억원 |
항목수를 늘려보자.
예를 들어
“우리 회사의 올해 매출액은 20억원입니다.
부서별 매출액은 영업1팀 5억원, 영업2팀 15억원입니다.
부서별 영업비용은 영업1팀 3억원, 영업2팀 5억원입니다.”라는 3개의 문장이 있다고 하자.
텍스트에서 2가지 항목(매출액, 영업비용)으로 분류할 수 있다. 이 2가지 항목을 이용해 의미가 있는 항목을 만들어보자. 매출액과 영업비용을 빼면 순이익이라는 항목이 만들어진다. 아래 표처럼 말이다.
텍스트에서 얻을 수 있는 정보는 ① 총 매출액, ② 부서별 매출액, ③ 부서별 영업비용, ④ 총 영업비용 이었지만,, 표를 만들다 보니 ⑤ 부서별 순이익, ⑥ 총순이익이라는 추가정보까지 표현할 수 있다. 이렇게 텍스트를 조합하여 새로운 정보를 만들 수 있다는 것도 표가 가진 장점이라고 할 수 있다.
| 구분 | 영업1팀 | 영업2팀 | 합계 |
| 매출액 | 5억원 | 15억원 | 20억원 |
| 영업비용 | 3억원 | 5억원 | 7억원 |
| 순이익 | 2억원 | 10억원 | 12억원 |
(2) 많은 숫자를 보기 쉽게 정리하고 싶을 때
다양한 도식화 도구 중에서 표만이 갖는 최고의 장점은 많은 수치를 표현할 때다.
기업에서는 매출액, 예산, 비용 등의 숫자에 민감해 수치로 된 데이터가 많다.
이럴 때 표만큼 좋은 것은 도식화 도구는 없다. 하지만 표를 작성할 때는 지켜야 할 규칙이 있다.
예를 들어 아래는 A기업의 <제품별 매출 현황>을 표로 만든 것이다.
아래 표를 보고 “판매 수량이 가장 많은 제품은 무엇인가?”에 대한 질문에 대한 답을 찾아보자.
판매량 열의 숫자들을 비교하려니 셀 안에 숫자가 가운데 정렬이 되어 숫자 분간이 쉽지 않을 것이다.
또한, “A제품의 매출액은 얼마인가?”에 대한 질문에 대한 답을 어떨까? 2944라는 수치가 얼마인지 몰라 답변하기 어렵다.
A제품의 판매단가는 32000을 판매량 920로 곱하면 2944보다 많을 텐데 수치가 잘못된 것 같다.
단위가 표시되지 않아 수치 확인이 어렵다.
<Bad Case>
| 구분 | 판매단가 | 판매량 | 매출액 |
| A제품 | 32000 | 920 | 2944 |
| B제품 | 15200 | 2260 | 3435 |
| C제품 | 1990 | 4640 | 923 |
| D제품 | 8000 | 2120 | 1696 |
| E제품 | 28000 | 950 | 2660 |
| 합계 | 10890 | 11659 | |
아래 표는 위의 표를 가지고, 셀 안의 숫자를
① 천 원 단위에 콤마(,)를 찍었고,
② 오른쪽으로 정렬하여 쉽게 비교할 수 있게 바꾸었다.
또한, ③ 열 제목에 단위를 기입해 숫자의 단위수를 알 수 있게 하였다.
이렇게 하니 A제품이 판매량이 가장 적은 제품이고, 매출액은 2,944만원이라는 것을 쉽게 확인할 수 있다.
<Good Case>
| 구분 | 판매단가(원) | 판매량(대) | 매출액(만원) |
| A제품 | 32,000 | 920 | 2,944 |
| B제품 | 15,200 | 2,260 | 3,435 |
| C제품 | 1,990 | 4,640 | 923 |
| D제품 | 8,000 | 2,120 | 1,696 |
| E제품 | 28,000 | 950 | 2,660 |
| 합계 | 10,890 | 11,659 | |
이처럼 표 안의 숫자를 표시할 때는 지켜야 할 규칙이다.
① 숫자들의 자릿수가 다르거나 소수점이 있으면 오른쪽 정렬한다.
② 단위가 다르면 열 제목마다 단위를 표시해준다.
③ 숫자 단위가 크면 천 단위마다 콤마(,)를 넣어준다.
이런 규칙을 지키지 않은 표는 읽는데 혼동을 주고, 신뢰도를 떨어뜨린다.
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