엑셀이나 파워포인트를 이용하면 차트를 만드는 것은 어려운 일은 아니다. 하지만 쉽다고 해서 무턱대고 만들게 되면 상대방의 이해를 방해하거나 오해를 초래할 수도 있다. 이왕 차트를 만들다면 제대로 만들자.
① 메시지에 따라 차트 선택하기
차트를 만들어야 한다면 우선 어떤 메시지를 보여줄 것인지를 정한 후 차트를 선택하자. 같은 데이터라고 하더라고 메시지에 따라 차트의 종류가 다르기 때문이다. 데이터를 시간이 흐름에 따른 추세를 보여주고 싶다면 선차트나 세로막대차트를 선택하자. 데이터의 순위라면 가로막대차트나 방사형 차트를 선택하자. 비중이 중요하다면 원차트를 관계가 중요하다면 콤보차트나 분산형차트를 선택하면 된다.
② 차트 제목 달아주기
차트에는 반드시 제목을 달아줘야한다. 제목을 보고 무슨 차트인지 알 수 있다. 제목을 만들 때에는 가급적 메시지를 담아서 만들자. 메시지가 제목이 되면 차트에 담긴 의미를 파악할 수 있다. 동일한 차트를 보고도 사람에 따라 해석이 다른 경우가 종종 발생하는데 이런 경우를 미연에 방지할 수 있는 역할을 한다.
③ 부연 설명 달아주기
차트는 수치 데이터만으로 만들기 때문에 차트 안에는 숫자만 있다. 숫자도 나름의 의미가 있지만 숫자만으로는 해석이 안 되는 경우가 많다. 가령 여행 관련 기업의 2021년 매출액이 전년도 대비 10% 감소했다고 하자. 10%라는 수치만 보면 이 기업은 경영을 잘못하고 있는 것이다. 하지만, 누구나 알고 있듯이 2021년도에는 코로나 19로 인해 여행업을 하는 기업들은 매출액이 급감한 해이다. 이런 와중에 매출액 감소가 불과 10%라면 이 기업을 경영을 잘한것이라고 볼 수 있다. 이처럼 차트에 숫자만 있으면 숫자가 가진 의미 파악이 어렵다. 엉뚱한 해석이 나올 수 있다. 따라서 데이터가 갑자기 급감하거나 급증을 한다면 그 이유를 표시해줘야 제대로된 의미 파악이 가능하다.
④ 3차원 차트 자제하기
수치 데이터는 우선 표로 정리하고, 차트로 변환하게 된다. 차트가 표보다는 시각적인 효과가 좋기 때문이다. 그렇다고 차트를 화려하게 만들 필요는 없다. 신입사원들이 차트를 만들 때 하는 흔한 실수는 차트를 아름답게 만들기 위해 3차원 효과를 주는 것이다. 이런 이유는 3차원으로 만들면 차트를 잘 만들었다는 칭찬을 받을 것이라는 착각에서 시작된 것이다. 차트는 화려함이 아니라 메시지를 돋보이게 하는 도구에 지나지 않는다. 그러니 메시지를 충실히 보여주면 된다. 그림자, 입체효과 등의 3차원 효과는 차트를 읽는데 방해가 될 뿐만 아니라 시간과 노력이 많이 든다. 기본에 충실한 차트를 만들자.
⑤ 본문과 일관성 맞추기
차트를 만들면 차트 위나 아래쪽에 차트에 대한 해석을 넣는다. 이때 가장 많이 하는 실수는 언급된 숫자가 본문과 차트가 다르게 표시되는 것이다. 모르긴 몰라도 여러 번 수정을 하다 크로스 체크하는 것을 놓친 것이다. 이런 실수를 조금이나마 줄이고 싶다면 본문의 내용을 먼저 작성한 후 차트를 만들자. 차트를 만들때는 최종적으로 수치가 확정된 이후 만드는 것을 추천한다. 마지막에는 꼭 숫자가 서로 맞는지 체크해보자.
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