보고서 디자인 기술 - 시각화(도형) 작성 TIP

엑셀이나 파워포인트를 이용하면 클릭 한 번이면 원하는 도형을 고르고 만들 수 있다. 만들기 쉽다고 쉽게 생각하지 말자. 도식화에서 도형은 가장 중요한 도구다. 도형을 어떻게 응용하고 배치하느냐에 따라 보고서 작성 능력을 엿볼 수 있다. 하지만 실력이 한번이 느는 것이 아니다, 도형 활용 능력을 키우고 싶다면 평소 다양한 템플릿이나 도식화 사례를 보고 도형을 어떻게 배치하고 연결했는지 살펴보는 습관을 들여야 한다.

 

① SmartArt 사용 자제하기

 

파워포인트에는 SmartArt 기능을 통해 도식화 템플릿을 제공하고 있다. 다양한 템플릿들이 있어서 사용하기 편리하다. 필자는 이 편리함이 도식화 능력을 떨어뜨린다고 생각한다. 이 기능을 자주 사용하다보면 도형의 배치, 흐름, 의미를 고민하지 않는다. 나중에는 템플릿 없이는 도식화를 할 수 없게 된다. 여기에 수록된 템플릿들은 처음에는 신기하고 참신한 것 같지만 몇 번 사용하다 보면 진부해지고, 템플릿에 끼워 맞추다 보면 내 주장을 제대로 표현할 수 없다. 도식화는 내 주장을 효과적으로 보이게 만드는 작업이고 능력이다. SmartArt의 템플릿은 참조만 하자.

 

② 단순하게 만들기

 

필자는 그동안 수없이 많은 발표자료와 보고서를 만들었지만, 아직도 보고서를 작성할 때면 가장 먼저 하는 일이 잘된 보고서를 찾아본다. 그 안에 담긴 노하우를 배우기 위해서다. 그라데이션, 입체효과, 이미지 효과 등이 많은 화려한 보고서가 아닌 단순한 도형으로 만들어진 보고서다. 화려한 보고서는 처음 볼 때는 이쁘고 좋은데 계속 보고 싶지 않다. 화려하게만 만들다 보니 도식화에 대한 고민이 많이 묻어있지 않아 참고할 게 없어서다. 단순한 도형을 사용하면 그만큼 메시지 전달을 위한 고민을 많이 한다. 이런 보고서가 참고할 것이 많다. 고민한 보고서가 배울 것이 많다는 것은 직장인이라면 누구가 경험해 봤을 것이다. 훌륭한 보고서는 이쁜 보고서가 아니라 고민이 묻어있는 보고서다.

 

 

③ 템플릿 찾는데 시간 쓰지 않기

 

신입사원은 보고서 업무를 주면 가장 먼저 하는 일이 검색창에 “OO 템플릿”을 검색하는 것이다. 반면 상사들은 창문 밖을 쳐다보거나 사색에 잠긴다. 어떻게 표현하면 좋을지 고민을 먼저 하는 것이다. 어떤 템플릿도 나에게 맞는 것이 없으니 만들어야 한다는 것을 상사들은 알고 있다. 이것이 도식화 경험이 있는 사람과 없는 사람의 차이다. 신사업을 기획할 때 내부, 외부 환경분석을 한다면 머릿속에 SWOT분석 템플릿이 떠오르는 것처럼 고민의 방향을 찾을 때는 템플릿이 필요하다. 이런 검색은 평소에 하는 것이다. 실전에서는 템플릿 찾는 일은 최소화하고 스스로 템플릿을 만든다고 생각하자. 그래야 실력이 늘어난다.

 

④ 도형에 집착하지 않기

 

보고서에 사용되는 도형은 선, 다각형, 원이 있다. 하지만 선을 동그랗게 그리면 원이 되고, 선을 3개 연결하면 삼각형이 되고, 4개 연결하면 사각형이 된다. 편의상 도형을 구분하기는 하지만 도형끼리는 상호 변환된다. 그러니 선이 좋을까?, 삼각형이 좋을까?, 사각형이 좋을까?, 원이 좋을까? 이런 고민은 중요하지 않다. 항목명을 사각형에 담던 원에 담던 큰 차이는 없다. 도식화는 도형을 활용한 메시지 전달이다. 메시지는 단어가 아니라 문장이다. 도형은 단어다. 그러니 도형에 집착하지 말고 도형을 어떻게 배치하고 배열해 어떤 메시지를 줄까를 고민하자.

 

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