이번 포스팅에서는 실제 사례를 바탕으로 보고서의 시각화를 해보자.
예를 들어 설명해보자. 아래 문장으로 된 보고서가 있다고 하자.
<사례1>
우리 기업은 올해 매출액이 100억원을 달성하였으나, 작년 대비 매출액이 10%로 감소하였습니다. 매출액 감소 원인으로는 우리 기업이 보유한 생산 기술이 낙후되어 불량품이 많고, 생산설비도 부족해 고객이 원하는 시기나 물량을 제때 맞출 수 없었다는 데 있습니다. 또한, 주력상품의 시장수요가 큰 미국 현지 유통망의 부재로 미국 시장 진출에 어려움을 겪고 있습니다.
이러한 문제점을 개선하기 위해 우리 기업은 체질 개선이 필요합니다. 구체적으로는 부족한 선진화된 생산기술을 확보하기 위해 A기업과 기술제휴를 추진하고, 국내 생산설비를 100% 증축하여 국내 고객의 수요을 충족시켜야 합니다. 또한, 미국의 유통망을 보유한 C기업과 파트너십을 체결하여 해외시장 확대에 집중하겠습니다. 부족한 생산설비는 미국 현지에 있는 B기업에 OEM으로 현지에서 직접 생산해야 합니다. 이를 통해 우리 기업의 내년도 매출액은 올해 대비 100% 성장한 200억원을 달성할 수 있습니다.
<사례1>은 장황한 문장으로 되어 있어 한 줄, 한 줄 정성을 들여서 읽어 보지 않으면 다 읽고도 무슨 내용이 쓰여있는지 쉽게 이해하기 어렵다. 이 원고를 가지고 도식화 작업을 해보자.
① 정리
정리할 때 가장 중요한 것은 분류 기준을 정하는 것이다. 필자도 그동안 수많은 보고서를 작성하였지만 아직도 어렵고, 공을 많이 들이는 것이 분류기준을 정하는 일이다. 분류 기준은 보고서를 보는 상대에 따라 달라지기 때문에 경험이 많아도 매번 어렵기는 마찬가지다.
<사례1>는 서술식으로 되어 있어서 장황하고 정리가 안되어 있는 느낌이다. 보고서는 최대한 간단하고 명료하게 정리해야 한다. 문장을 정리할 때는 기준이 필요한데 이 기준을 정해서 정리하는 것이 바로 분류라고 할 수 있다.
예를 들어 <사례1>을 가지고 경영자에서 보여준다면 어떻게 바꾸면 좋을까? 기업이 어떻게 바뀌고 성장할지를 고민하는 자리가 경영자의 자리이기 때문에 현재의 상태와 미래의 모습에 관심이 많다. 즉, 경영자에게 보고한다면 아래와 같이 금년도 현황과 내년도 목표로 이원화하는 것이 좋다. 이렇게 분류하여 정리하면 금년도 매출액이 얼마이고, 왜 감소했고, 매출액 감소 원인을 한눈에 파악할 수 있다. 또한, 내년도 매출 목표와 매출 달성 방안에 대해 검토하고 의사결정을 하는데 효과적이다.
<예시1>
□ 금년도 현황
- (매출액) 100억원 달성, 작년 대비 10% 감소
- (원인 분석)
▪ 자체 생산기술 낙후로 불량률 높음
▪ 생산설비가 부족하여 적시 납품 어려움
▪ 미국 유통망 부재로 미국 시장 진출 한계
□ 내년도 목표
- (매출 목표) 200억원 달성, 금년대비 100% 성장
- (달성 방안)
▪ A기업과 기술제휴를 통한 기술력 확보
▪ 생산능력 제고 : 국내 생산설비 증축(100%)
▪ 미국시장 진출 : B기업에 OEM 추진, C기업을 통한 현지 유통망 확보
위 내용을 표로 정리하면 아래와 같이 정리된다. 같은 내용을 그대로 표로 옮겼다. 위에서 현황을 배치하고, 아래는 목표를 배치한 표가 완성되었다. 텍스트로만 된 위의 내용보다 깔끔하게 정리된 느낌이다. 아래 표를 설명한다면 “금년도 현황은 매출액 XX이고, 매출액 감소원인은 XXX입니다. 내년도 목표로 매출액 XX이고, 달성방안으로는 XXX입니다.”라고 할 것이다. 메시지가 금년도, 내년도 상황을 설명하는 것이다.
| 구분 | 내용 | |
| 현황 (금년도) |
매출액 | 100억원 달성, 작년 대비 10% 감소 |
| 원인분석 | ▪ 자체 생산 기술 낙후로 불량률 높음 ▪ 생산설비가 부족하여 적시 납품 어려움 ▪ 미국 유통망 부재로 미국 시장 진출 한계 |
|
| 목표 (내년도) |
매출목표 | 200억원 달성, 금년대비 100% 성장 |
| 달성방안 | ▪ A기업과 기술제휴를 통한 기술력 확보 ▪ 생산능력 제고 : 국내 생산설비 증축(100%) ▪ 미국시장 진출 : B기업에 OEM 추진, C기업을 통한 현지 유통망 확보 |
|
이번에는 현황과 목표를 좌우로 배치해 비교에 중점을 둬보자. 세부 항목끼리 좌우로 배치해 금년도와 내년도의 무엇이 바뀌었는지 비교하기 쉬워졌다. 아래 표를 설명한다면 “매출액은 금년도 XX이고, 내년도 매출액은 XXX으로 설정했습니다. 금년도 매출감소 원인 XXX을 내년도에는 XXX으로 개선하겠습니다.”라고 할 것이다. 메시지가 금년도 대비 내년도에는 이렇게 변화할 것이다. 가 된다. 이처럼 같은 내용이라도 분류 기준을 어디에 두는지에 따라 메시지 내용이 달아진다.
| 구분 | 현황(금년도) | 목표(내년도) |
| 매출액 | 100억원 달성 (작년 대비 10% 감소) |
200억원 달성 (금년대비 100% 성장) |
| 원인 / 방안 |
감소 원인 | 달성방안 |
| ▪ 자체 생산기술 낙후로 불량률 높음 ▪ 생산설비가 부족하여 적시 납품 어려움 ▪ 미국 유통망 부재로 미국 시장 진출 한계 |
▪ A기업과 기술제휴를 통한 기술력 확보 ▪ 생산능력 제고 : 국내 생산설비 증축(100%) ▪ 미국시장 진출 : B기업에 OEM 추진, C기업을 통한 현지 유통망 확보 |
이번에는 실무자 관점에서 정리해보자. 실무자는 우리 부서의 역할과 내년도 업무 목표에 관심이 있다. <예시1>의 형태로 보고하면 내년도 우리 부서가 해야할 일이 무엇인지, 내년도 목표가 무엇인지 파악하기 어렵다. 같은 보고서를 보지만 각자 다르게 이해할 수도 있다.
<사례1>를 가지고 실무자용 보고서로 바꿔보자. 아래와 같이 각 부서별 목표를 먼저 보여주고, 목표별로 현황과 개선방안으로 분류해서 정리하는 것이 좋다. 이렇게 정리하면 자신이 속한 부서의 목표와 목표 달성을 위해 무엇을 해야하는 지 한눈에 파악할 수 있는 실무자용 보고서가 된다.
<예시2>
□ (연구소) 선진화된 생산 기술 확보
- (현황) 자체 보유한 생산기술이 낙후되어 불량률 높음
- (개선방안) A기업과 기술제휴를 통한 기술력 확보
□ (생산 부서) 생산능력 확대
- (현황) 자체 생산 기술 낙후로 불량률 높음
- (개선방안) 생산능력 제고 : 국내 생산설비 증축(100%)
□ (마케팅 부서) 미국 시장 진출
- (현황) 미국 유통망 부재로 미국 시장 진출 한계
- (개선방안) B기업과 OEM추진, C기업을 통한 유통망 확보
위의 작성 예시 중 어떤 것이 맞고, 어떤 것이 틀리다 라고 말할 수 없다. 분류에는 정답이 없다. 보고서를 보는 사람의 관심 항목에 따라 분류하고 정리하는 것이다. 그래야만 보고서가 활용되고 읽히게 된다. 즉, 분류는 동일한 문장과 내용을 가지고 자료를 보는 사람에 따라서 기준이 바뀌게 된다.
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