도식화란 난해하고 복잡한 내용을 쉽게 이해하고 정리하는 보고서 작성에 중요한 기술이다.
네이버 백과사전에 따르면 도식화란 “사물의 구조, 관계, 변화 상태 따위를 그림이나 양식으로 만듦”이라고 정의하고 있다.
여기서 말하는 구조, 관계, 변화를 보고서 작성 도구인 표, 도형, 그림 등 시각적인 도구를 이용해 보고서의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 정리해 주는 것이 도식화라고 할 수 있겠다.
도식화를 시각화, 도해화라고도 하는데 문장을 시각적으로 표현해 준다는 점에서 같은 의미를 갖는다.
여기서는 도식화로 부르도록 하겠다.
커뮤니케이션 이론 중에서 시각적 자료의 중요성을 강조한 “메리비언의 법칙”이 있다.
메리비언의 법칙(두산백과사전)에 따르면 “한 사람이 상대방으로부터 받는 이미지는 시각이 55%, 청각이 38%, 언어가 7%에 이른다.”고 한다. 즉, 문장(언어)보다는 도식화된 시각적 자료가 상대방을 설득하는데 더 효과적이라는 것이다.
또한, 청각보다 시각을 더 강조하는데 이 말은 발표를 통해 듣는 것보다 시각화된 자료를 보는 것이 더 중요하다는 것을 말한다. 그만큼 시각적인 보고서 작성이 중요하다는 것이다.
지난 17년간 수많은 보고서, 기획서, 제안서 등을 작성하였지만, 신입사원부터 지금까지 귀에 딱지가 닳도록 들은 말이 있다. 바로 “한눈에 보이지 않아”, “무슨 내용인지 알수가 없다”, “한눈에 보여줘” 등의 말들이다. 이 말들의 공통점은 장황한 문장이 아닌 쉽게 정리해서 보여달라는 것이다. 매번 보고서를 작성할 때 많은 시간을 쓰는 것이 바로 “수많은 글이나 문자를 어떻게 하면 쉽게 도식화할까?”이다.
하지만 도식화를 잘하는 능력은 하루 아침에 짠하고 나타나지 않는다. 보고서 작성 경험과 비례하여 경력이 쌓일수록 성장하는 노하우에 해당되기 때문이다. 당연한 말이다. 도식화를 얼마나 잘하느냐가 직장인의 능력을 판가름하고 경쟁력인데 막 입사한 신입사원이 잘할 수는 없다. 그렇다고 신입사원 입장에서 경험이 쌓일 때까지 기다리고만 있을 수는 없는 일이다. 치열한 경쟁사회에서 그만큼 뒤쳐질 수밖에 없기 때문이다. 이런 도식화 노하우를 글을 통해 전달하고자 한다. 간접적으로나마 도식화 능력을 끌어올릴 수 있을 것이라고 생각한다.
도식화는 문장을 분류기준에 따라 정리한 후, 논리구조는 도형으로, 수치데이터는 차트와 같은 도구를 이용해서 도식화하게 된다.
우선, 정리단계에서는 문장을 분류 기준에 따라 표로 구성한다.
이때 제대로 된 분류기준을 정하는 것이 중요한데 분류기준은 작성자가 전달하고자 하는 메시지에 맞게 정해야 한다. 메시지란 상대방이 원하는 보고 내용이다. 그러니 상대방이 원하는 정보가 무엇인지에 따라 분류기준이 바뀌게 된다. 분류기준에 따라 분류한 내용을 정리하면된다. 이때 도식화가 필요한 자료라면 표 형태로 정리하면 된다.
다음으로 도식화 단계에서는 도형이나 차트를 이용해서 메시지의 가독성을 높여주게 된다.
이때는 모든 표들을 시각화하는 것은 아니다. 표만으로도 메시지 전달이 좋다면 굳이 시각화까지 갈 필요는 없다. 정리된 표가 수치데이터라면 차트를 이용하고, 비수치데이터이거나 논리구조로 되어 있다면 도형을 이용한다.
말해두지만 도식화는 정답이 있지 않다. 같은 내용을 가지고 작성자가 전달하고자 하는 메시지에 따라 변화되고 응용되기 때문이다.
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