도식화 도구의 마지막은 이미지다.
많은 텍스트보다 이미지 한 장이 갖고 있는 호소력과 전달력은 직장인뿐만 아니라 누구나 알고 있다. 그만큼 보고서에 이미지는 자주 등장한다. 발표자료라면 청중의 관심을 유도하기 위해 더 많은 이미지가 등장한다.
하지만, 이미지의 가장 큰 단점은 적절한 이미지를 찾기 어렵다는 것이다. 이미지를 먼저 선택하고 보고서를 작성하지는 않기 때문이다. 보통 보고서의 내용을 다 채운 후 관련된 이미지를 찾는다. 회사 전경과 같이 직접 만든 이미지는 상관없지만 보고서 내용과 딱 맞는 이미지를 찾기 어렵다. 이건 작성자도 알고 상대방도 알고 있다. 그러니 비슷한 이미지를 사용해도 상대방은 이해하고 넘어간다. 비슷한 이미지도 찾기 어렵겠지만 이미지를 찾는데 많은 시간을 쓰지 말자.
이미지의 또 다른 단점은 이미지는 설명이 필요하다. 이미지는 텍스트를 직관적으로 표현해 주지만 설명을 듣기 전에는 의미 파악이 어렵다. 발표 자료는 구두로 설명을 위한 자료이기 때문에 이미지를 설명할 수 있는 반면 보고서는 기본적으로 문서로 전달되는 자료다. 설명할 기회가 생기면 다행이지만 생기지 않는 경우가 많다. 그러니 보고서에서는 이미지 사용을 최소화해야 한다.. 굳이 이미지를 사용해야 한다면 이미지를 통해 전달하려는 메시지를 별로도 작성해 주자.. 보고서는 문서로 말해줘야 한다.
칭찬받는 이미지 활용 TIP
① 이미지에 집착하지 말자.
이미지를 꼭 써야 한다는 욕심은 과감히 버리자. 이미지는 있어도 되고 없어도 되는 도식화 도구이다. 이미지는 장황한 텍스트보다 메시지 전달력을 높여주지만 상대방이 보고서 내용을 알고 있다. 라는 전제조건이 필요하다. 이런 시간이면 보고서 내용을 충실하게 만드는 것이 더 효율적이다. “아이스 브레이킹”을 위한 이미지라면 꼭 넣을 필요가 없다. 하지만 경쟁제품이나 예상되는 결과물을 제시할 때는 텍스트가 아닌 이미지를 사용하는 것이 좋다. 이처럼 이미지는 꼭 필요한 이미지를 사용하자.
② 색상을 통일하자.
이미지를 사용할 때는 보고서 색상과 통일성이 있어야 한다. 보고서는 녹색을 쓰는데 이미지는 파란색이면 이질감을 준다. 상대에 따라 미완성 보고서라도 생각하는 사람도 있다. 편집에 가장 기본은 통일성이다. 통일성을 사소하다고 생각하지 말자. 열심히 작성한 보고서가 글꼴, 색상, 폰트 등이 통일되지 않아 쓰레기통으로 직행할 수도 있다. 이미지가 갖고 있는 색은 우리가 흔히 쓰는 단색이 아니기 때문에 색상을 맞추는 것은 쉽게 않다. 그러니 색상을 맞추기 어렵다면 색상계열을 맞추자. 다행히 파워포인트나 엑셀의 “스포이트” 기능을 쓰면 이미지의 색상을 추출할 수 있다.
③ 저작권이 문제없는 이미지를 사용하자.
이미지를 사용할 때는 저작권이 문제없는 이미지를 사용하는 것이 좋다. 조금만 검색해도 무료로 저작권이 없는 이미지 검색 사이트로 많고, 유료로 저작권에 문제없이 사용할 수 있는 사이트도 많다. 아이스 브레이킹을 위한 이미지들은 걱정이 없다. 어쩔 수 없이 사용해야하는 이미지가 문제다. 예를 들어 우리 기업의 사업 방향을 모색할 때 비교분석을 하기 위한 경쟁제품 이미지다. 경쟁기업 홈페이지에서 제품 이미지를 허락 없이 가져오는 것은 문제 소지가 있다. 경쟁기업에 전화해 사용 허락받을 수는 없는 일이다. 이런 경우는 기업 내부의 자료로만 활용해야 한다. 만약 외부에 공유할 때는 저작권에 문제 소지가 없는 이미지로 대체하거나 제거하자.
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