보고서 작성 원칙 - MECE, 5W3H, 3단구성

보고서를 작성할 때는 지켜야 할 3가지 원칙이 있다. 보고서의 논리적인 사고를 도와주는 “MECE원칙”, 보고서의 작성 프레임을 설계하는데 도와주는 “5W3H원칙”, 보고서 목차를 작성하는데 도와주는 “3단구성”이 있다.

 

보고서 작성시 필요한 3대 원칙

 

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MECE 원칙

 

맥킨지 컨설팅 기업에서 사용하기 시작한 MECE 원칙은 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive의 약자이며 우리말로는 “상호 중복이 없고 전체적으로 누락이 없는 것”이라고 해석할 수 있다.

 

다시 풀어보면 다양한 항목들이 서로 겹치지 않으며 항목들을 종합하면 전체가 되게 한다는 것이다. 

예를 들어 우리가 1년을 설명할 때 봄, 여름, 가을, 겨울로 구분한다. 

계절별로 중복이 없고 서로 겹치지 않으면서 합하면 1년이 된다. 

이렇게 중복 없이 명확하고 간결하게 분류하는 것을 MECE 원칙이라고 한다.

 

MECE원칙이 기획서 작성에 필요한 이유는 어떤 대상을 명확하게 분류할 수 있기 때문에 복잡하지 않고 명료하게 이해하고 분석할 수 있다. 

이로 인해 기획서 작성자는 편향되지 않고 기획서 전체를 파악하여 문제를 바라볼 수 있다. 

보고서 작성자의 머릿속에 있는 수많은 생각들은 간결하게 정리하게 함으로써 보고서의 전체 방향을 유지하게 도와준다.

MECE 분류 예시

 

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5W3H 원칙

 

기획서나 보고서를 작성하는데 가장 먼저 하는 일은 목차를 잡는 것이다.

목차는 우리가 임의로 잡는 것이 아니다.

상대방에 원하는 내용을 담아야 한다. 

그럼 상대방이 원하는 내용이 무엇일까? 를 알아야 한다.

이럴 때 적용하는 원칙이 5W3H원칙이다. 8원칙이라고 하기도 한다.

기획서는 6하 원칙이라고 불리는 5W1H에서 예산(How Much)와 수익(How Many)이 포함되면 무리가 없다. 

구분		유의사항
무엇을 (What?)	무엇을 하려는 것인가?	- 보고의 주제와 내용은 무엇인가? 무엇을 위해 쓰는가? 무엇을 하려는 것인가? 등을 고려함 - 보고서에서 밝혀야할 내용을 정리하면 관련 주제에 대해 명확성과 깊이를 높일 수 있음
왜 (Why?)	왜 보고서를 써야 하는가?	- 왜 보고서를 써야하는지 그 의도, 이유, 배경 등을 보고서 서두에 기재함
누가 (Who?)	누구 실시하고 누가 대상인가?	- 보고서를 검토하는 사람이 누구인가? 누가 보고받는 받는? 등을 고려함 - 보고서를 보는 사람의 역량, 성향, 가치관 등에 따라 보고서 작성 방향을 결정함
언제 (When?)	언제 실시할 것인가?	- 언제 어떤 일정(시기)으로 실행할 것인가 에 관한 것으로 구체적인 실행계획과 관련됨
어디서 (Where?)	어디서 실시할 것인가?	- 자료와 정보는 어디서 수집할 것인가? - 어디서 실시할 것인지 등이 포함되어야 함
어떻게 (How?)	어떻게 추진할 것인가?	- 어떤 방법론을 사용하여 보고서 결론을 도출할 것인가? - 어떻게 추진할 것인지 등 방법과 절차가 담겨야함
How Much	예산과 비용은 얼마나 들것인가?	- 기획된 내용을 실행한다면 소요되는 예산과 비용이 어떻게 되는가 등이 포함되어야 함
How Many	수익은 얼마나 예상되는가?	- 기획된 내용을 실행한다면 얼마늬 수익을 달성할 수 있는지 등이 포함되어야 함

 

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목차 3단 구성

보고서 목차 구성 단계는 목적이나 상황에 맞게 사용된다.

2단 구성(현황과 문제점, 개선방안),

3단 구성(서론 → 본론 → 결론, 도입 → 전개 → 마무리),

4단 구성(기 → 승 → 전 → 결),

5단 구성(개요 → 문제점 → 해결방안 → 추진전략/계획 → 결론/건의)

 

특히, 기획서에 적합한 목차 구성 방식을 3단 구성(도입 → 전개 → 마무리)이고 생각한다. 

3단 구성 형태와 8원칙(5W3H)에 입각하여 세부 목차를 정하고 내용을 담으면 기획서 목차를 만드는데 무리가 없다. 

추가적으로 맨 앞부분에 전체 내용의 핵심 내용을 담은 요약을 담는 것이 좋다.

보고서 구성	작성 관점
제목	- 보고서 제목만 보고도 전체 내용이나 취지, 보고서 성격을 알 수 있도록 내용을 최대한 포괄하여 정함
서론(도입)	- 보고서의 도입 부분으로 보고서 작성의 목적 및 현황, 문제점을 제시함 - 문제를 정의하고 문제에 대한 원인을 정확하게 도출함
본론(전개)	- 보고서의 본론으로서 문제해결을 위한 과제, 과제 실행을 통해 달성하고자 하는 목표 및 기대효과를 제시함 - 과제가 현실적이고 목표가 명확해야함, 정량적, 정성적 기대효과를 기술함
결론(정리)	- 보고서의 마무리로서 세부적인 계획과 예산, 인원, 일정 등의 계획과 협조사항, 행정사항 등을 제시함 - 실행계획이 구체적이고 명확해야함

 

보고서 3단 구성별로 세부 목차를 정리하였다.

직장인이 업무에 수많은 보고서를 작성하면서도 세부 목차를 명확하게 이해하고 있지는 않다.

세부 목차별로의 내용을 제대로 알고 작성하면 지금보다 의도를 명확하게 이해하고 작성할 수 있을 것이다.

 

보고서 종류별 세부 목차 구성