보고서 작성 Tip (2) - 글쓰기 방식

보고서, 기획서 작성할 때 필요한 보고서 작성 포인트에 대해 알아보겠습니다. 보고서를 작성해 본 직장인이라면 모두 알겠지만 다시 한번 정리한다는 생각으로 읽어 주시면 될 것 같습니다. 

 

보고서 작성 Point!

 

① 두괄식으로 작성해라

 

보고서를 보고받는 상사들은 항상 바쁩니다. 

그러니 우린 결론부터 먼저 말해줘야 합니다. 

글을 쓸 때면 두괄식 문장이 결론을 앞으로 배치하는 방식입니다. 

두괄식이란 사전적으로 "글의 첫머리에 중심 내용이 오는 산문 구성 방식"입니다. 

즉, 중요한 것을 먼저 말하고 그 이유를 아래에 배치하는 것이죠. 

첫 문장에 결론을 쓰고 아래 이유를 달아 주는 것이 두괄식 배치입니다. 

비슷한 개념으로 미괄식(문단이나 글의 끝부분에 중심 내용이 오는 산문 구성 방식)이라고 있는데

미괄식은 상황을 읽어야 결론을 알 수 있도록 작성하는 소설 등에 어울리고, 

빠르게 설득하고, 이해시켜야 하는 보고서는 두괄식이 어울리죠. 

 

② 한 문장에 두 개의 메시지를 담지 마라

 

한 문장에 여러 메시지를 담게 되면 보고를 받는 사람은 헷갈려합니다. 

또한, 여러 메시지를 담다 보면 문장이 주저리주저리 될 수밖에 없죠. 

이렇게 작성하는 이유는 "나의 주장이 틀리면 어떡하지?", "하나의 메시지로 정리하기 어려워" 등과 같은 생각으로 작성하기 때문입니다. 

즉, 작성자가 자신감이 없을 때 주로 나오는 현상입니다. 보고서를 작성하는 나보다 더 잘 아는 사람은 없습니다. 

그러니 자신감을 가지고 보고서를 작성하십시오. 틀리면 어떻습니까? 수정하면 되죠. 

 

③ 한 문장이 절대 3줄을 넘지 않도록 하라

앞에 이유와 마찬가지입니다. 

핵심 메시지를 뽑지 못하기 때문에 주저리주저리 작성하는 것이죠. 

누구나 문장이 길어지면 읽기 싫어집니다. 

신경이 예민한 상사들은 더욱 읽지 않습니다. 

한 문장은 2줄 정도가 가장 좋지만, 길어도 3줄을 넘지 않게 작성해야 합니다. 

 

④ 비전문가도 알아볼 수 있도록 써야 한다.. (전문용어/약어 각주, 쉬운 용어 사용)

아무리 전문적인 보고서를 작성한다고 하더라도 쉽게 써야 합니다. 

과장해서 말하면 초등학생도 읽을 수 있도록 써야 합니다. 

반드시 필요한 전문용어는 어쩔 수 없겠지만, 가급적 쉬운 용어를 사용하는 것이 좋습니다. 

잘 감이 안 오거나 쉽게 적응이 안된다면 정부의 "보도자료"를 참조하십시오. 

(모든 정부기관 홈페이지에 가면 확인 가능함)

정부의 보도자료는 복잡한 정책을 일반 국민도 이해할 수 있을 정도로 쉽게 쓰기 때문에 

평소에 공부하기 좋은 재료입니다. 

 

 

⑤ 정확한 용어를 사용해라

정확한 용어란 오타가 없는 용어를 쓰라는 것입니다. 

보고서에 오타가 없어야 하겠지만,

일반적인 동사, 전치사 등의 오타는 큰 타격을 받지 않지만,

명사에 오타가 생기면 이것만큼 큰 실수는 없습니다. 

특히, 요즘같이 약어가 많이 나오는 시대에서는 한 글자만 달라지더라고 의미가 180%도 다르게 나타납니다. 

그래서 보고서를 작성할 때는 한쪽 모니터에 어학사전을 켜놓고 검색을 하여 확인해야 합니다. 

네이버 등 대부분 포털에서 어학사전 서비스를 제공하고 있으니 어렵지 않습니다. 

 

⑥ 중요하지 않은 수식어는 과감히 삭제하라.

보고서는 가설(주장)을 검증한 결과를 담는 문서입니다. 

즉, 소설과 같이 사람의 감정을 디테일하게 설명하는 문서가 아닙니다. 

그러니 수식어는 많이 필요 없습니다. 

수식어는 없어도 된다는 생각을 가지고 수식어를 삭제해야 합니다.